Porządek w materiałach firmy: jedno miejsce, aktualne wersje, zero szukania

Handlowiec wysyła klientowi katalog sprzed dwóch lat, bo taki znalazł na dysku. Marketing szuka logo w mailach. Porządek w materiałach to jedno miejsce, w którym leżą aktualne wersje wszystkiego, z nazewnictwem, które pozwala znaleźć właściwy plik w kilka sekund.

Czym jest porządek w materiałach?

Nieaktualny plik, który łatwo znaleźć, jest groźniejszy niż aktualny, którego nikt nie może znaleźć. Porządek rozwiązuje oba problemy.

Porządek w materiałach to biblioteka firmy: miejsce, w którym leżą logotypy, szablony, prezentacje, katalogi, zdjęcia, teksty i wszystkie inne materiały w aktualnych wersjach. Nie chodzi o idealną strukturę folderów, tylko o trzy rzeczy: żeby każdy wiedział, gdzie szukać, żeby to, co znajdzie, było aktualne, i żeby nowe materiały trafiały tam automatycznie, a nie na czyjś pulpit.

Jak porządkujemy materiały?

1. Zbieramy wszystko, czego zespół używa. Z dysków, maili, komunikatorów i narzędzi. Pytamy ludzi, skąd biorą pliki, bo tam jest prawdziwy obraz.
2. Ustalamy, co jest aktualne. Sprawdzamy wersje, usuwamy duplikaty i stare pliki, a to, co zostaje, oznaczamy jako obowiązujące.
3. Budujemy strukturę i nazewnictwo. Prostą, opartą na tym, jak ludzie szukają, nie na tym, jak powstawały pliki. Każdy plik ma nazwę, z której wynika, co to jest i z kiedy.
4. Ustalamy zasady i właściciela. Kto dodaje nowe materiały, kto aktualizuje po zmianie w ofercie i kto raz na jakiś czas sprząta.

Co dostajesz?

• bibliotekę materiałów w jednym miejscu, z aktualnymi wersjami,
• strukturę i nazewnictwo, które rozumie cały zespół,
• krótkie zasady dodawania i aktualizowania plików,
• listę materiałów, które wymagają odświeżenia.

Kiedy warto zrobić porządek?

• gdy klienci dostają nieaktualne materiały,
• gdy szukanie pliku trwa dłużej niż jego użycie,
• gdy w firmie krąży kilka wersji logo albo prezentacji,
• gdy z firmą pracuje kilka agencji i każda ma własne pliki.

Najczęstsze pytania