Brief i przyjmowanie zleceń: jeden wzór, jedno miejsce, zero zleceń zgubionych w mailach
Większość opóźnień w komunikacji zaczyna się na starcie: zlecenie przychodzi mailem, bez terminu, bez celu, z linkiem do pliku, którego nikt nie może otworzyć. Jeden wzór briefu i jedno miejsce zgłaszania potrzeb usuwają ten problem u źródła.
Czym jest dobry brief?
Brief nie jest biurokracją. Jest sposobem, żeby wykonawca nie musiał zgadywać, a zgłaszający nie musiał odpowiadać na te same pytania trzy razy.
Dobry brief zadaje tylko te pytania, bez których nie da się zacząć pracy, i zadaje je raz. Zwykle wystarcza:
- co ma powstać i po co: jaki cel i dla kogo,
- na kiedy i czy termin jest sztywny,
- co już jest: materiały, wcześniejsze wersje, wzory,
- kto zatwierdza i kto jest kontaktem w sprawie,
- gdzie materiał będzie użyty: kanał, format, język.
Jak wdrażamy brief i przyjmowanie zleceń?
- Sprawdzamy, jak zlecenia przychodzą dziś. Maile, komunikatory, rozmowy na korytarzu. Spisujemy, czego najczęściej brakuje w zgłoszeniach i ile czasu zajmuje dopytywanie.
- Projektujemy wzór briefu. Krótki, dopasowany do rodzajów zleceń w firmie. Inny dla posta, inny dla katalogu, ale oba w tym samym duchu.
- Ustalamy jedno miejsce. Formularz, tablica albo kanał w narzędziu, z którego firma już korzysta. Każde zgłoszenie dostaje numer, osobę i status.
- Uczymy i pilnujemy. Pokazujemy zespołowi, jak zgłaszać, a przez pierwszy miesiąc delikatnie kierujemy zgłoszenia z maili do właściwego miejsca.
Co dostajesz?
- wzory briefów dla rodzajów zleceń w firmie,
- jedno miejsce przyjmowania zgłoszeń ze statusami,
- zasadę: co nie ma briefu, nie wchodzi do kolejki,
- przegląd po miesiącu i dopasowanie wzorów do praktyki.
Kiedy warto uporządkować przyjmowanie zleceń?
- gdy zlecenia przychodzą wieloma kanałami i część ginie,
- gdy wykonawcy zaczynają pracę od dopytywania o podstawy,
- gdy nie wiadomo, ile zleceń jest w toku i na jakim etapie,
- gdy firma pracuje z zewnętrznymi wykonawcami, którzy potrzebują jasnych wytycznych.
Najczęstsze pytania
Czy ludzie będą wypełniać brief?
Tak, jeśli jest krótki i jeśli zgłoszenie bez briefu nie wchodzi do kolejki. Po kilku tygodniach wypełnienie briefu zajmuje mniej czasu niż napisanie maila, bo nie trzeba potem odpowiadać na pytania.
Czy potrzebujemy nowego narzędzia?
Zwykle nie. Brief i miejsce zgłoszeń budujemy w narzędziu, z którego firma już korzysta. Nowe narzędzie proponujemy tylko wtedy, gdy obecne nie pozwala na statusy i przypisania.
Co z pilnymi zleceniami?
Pilne zlecenia też mają brief, krótszy. Zasada jest prosta: im bardziej pilne, tym ważniejsze, żeby od razu było wiadomo, o co chodzi.