Diagnoza procesu komunikacji: ile trwa droga materiału od potrzeby do publikacji i gdzie stoi

Zanim cokolwiek zmienimy w procesie komunikacji, trzeba wiedzieć, jak działa naprawdę, a nie jak powinien. Diagnoza to kilka tygodni obserwacji i rozmów, po których dostajesz opis obecnego procesu, listę wąskich gardeł i plan zmian w kolejności, która da najszybszy efekt.

Co sprawdzamy w diagnozie?

Materiał, który powstaje w dwa dni, a czeka na akceptację dwa tygodnie, nie potrzebuje szybszego grafika. Potrzebuje innego procesu.

Diagnoza śledzi konkretne materiały od momentu, w którym ktoś zgłasza potrzebę, do publikacji albo wysyłki. Dla każdego kroku zapisujemy, kto go wykonuje, ile trwa i ile czeka. Z tego wyłania się obraz, którego z poziomu codziennej pracy nie widać:

• czas przejścia: ile naprawdę trwa droga od potrzeby do publikacji i jaka jej część to czekanie,
• liczba rąk i akceptacji: ile osób dotyka materiału i ile z nich faktycznie coś wnosi,
• wąskie gardła: miejsca, w których praca stoi najczęściej i najdłużej,
• powtórki: materiały robione od nowa, bo nikt nie wiedział, że już istnieją,
• koszt: ile czasu zespołu pochłania obecny proces w miesiącu.

Jak prowadzimy diagnozę?

1. Wybieramy materiały do prześledzenia. Kilka typowych: oferta, post, katalog, komunikat wewnętrzny. Takie, które powstają regularnie i których droga jest reprezentatywna.
2. Rozmawiamy z uczestnikami. Z osobami, które zgłaszają potrzeby, tworzą, zatwierdzają i publikują. Pytamy, co ich zatrzymuje i co robiliby inaczej.
3. Spisujemy proces, jaki jest. Krok po kroku, z czasami i osobami. Bez oceniania, z liczbami. Często pierwszy raz ktoś widzi cały proces na jednej stronie.
4. Proponujemy zmiany w kolejności. Każda zmiana ma oszacowany efekt i koszt wdrożenia. Zaczynamy od tych, które dają najwięcej najmniejszym wysiłkiem.

Co dostajesz?

• opis obecnego procesu komunikacji z czasami, osobami i kosztami,
• listę wąskich gardeł z wyjaśnieniem, skąd się biorą,
• plan zmian w kolejności według efektu i wysiłku,
• rekomendację, co zrobić własnymi siłami, a w czym możemy pomóc.

Kiedy warto zrobić diagnozę?

• gdy materiały powstają długo, a nikt nie umie powiedzieć dlaczego,
• gdy zespół marketingu jest przeciążony, a efektów nie przybywa,
• gdy firma planuje wdrożenie narzędzia i chce wiedzieć, co ma ono naprawić,
• gdy zarząd pyta, ile kosztuje komunikacja, i nikt nie zna odpowiedzi.

Najczęstsze pytania