Koordynacja wykonawców: jeden punkt kontaktu zamiast pilnowania agencji, drukarni i freelancerów

Firma, która korzysta z agencji, drukarni, fotografa i dwóch freelancerów, ma pięciu wykonawców do pilnowania i jedną osobę, która to robi obok swojej pracy. Koordynacja wykonawców przenosi to pilnowanie na nas: dostajesz jeden punkt kontaktu, a wykonawcy dostają jasne briefy, terminy i odpowiedzi.

Co obejmuje koordynacja wykonawców?

Dobry wykonawca ze złym briefem i bez terminu dostarcza złą pracę. Koordynacja zaczyna się od tego, co wykonawca dostaje.

Koordynacja to przejęcie codziennego kontaktu z wykonawcami w imieniu firmy. Nie zastępujemy ich, tylko sprawiamy, że pracują w jednym procesie:

• briefy: każdy wykonawca dostaje kompletne wytyczne w jednym formacie,
• terminy: harmonogram wspólny dla wszystkich, z pilnowaniem i przypomnieniami,
• jakość: sprawdzamy, czy praca jest zgodna z briefem i marką, zanim trafi do Ciebie,
• komunikacja: pytania wykonawców trafiają do nas, a do Ciebie tylko to, co wymaga decyzji,
• rozliczenia: zbieramy zakresy i koszty w jednym miejscu, żeby było wiadomo, ile co kosztuje.

Jak wygląda koordynacja?

1. Poznajemy wykonawców i ustalenia. Z kim firma pracuje, na jakich zasadach, co działa, a co nie. Spisujemy zakresy i kontakty.
2. Wprowadzamy wspólny proces. Jeden format briefu, jeden harmonogram, jedno miejsce na pliki i uwagi. Wykonawcy dostają jasne zasady współpracy.
3. Prowadzimy na co dzień. Briefujemy, pilnujemy terminów, odbieramy pracę, sprawdzamy jakość i przekazujemy Ci gotowe materiały do akceptacji.
4. Raportujemy i optymalizujemy. Co miesiąc podsumowanie: co kto zrobił, w jakim czasie i za ile. Z wnioskami, gdzie proces można jeszcze usprawnić.

Co dostajesz?

• jeden punkt kontaktu w sprawie wszystkich wykonawców,
• wspólny proces: briefy, harmonogram, miejsce na pliki,
• kontrolę jakości przed przekazaniem materiałów do Ciebie,
• miesięczne podsumowanie prac i kosztów wykonawców.

Kiedy warto oddać koordynację?

• gdy jedna osoba w firmie pilnuje kilku wykonawców obok swojej pracy,
• gdy wykonawcy dostają sprzeczne wytyczne od różnych osób,
• gdy terminy się przesuwają, a nikt nie wie, na którym etapie jest praca,
• gdy firma nie wie, ile łącznie wydaje na komunikację u zewnętrznych wykonawców.

Najczęstsze pytania