Raportowanie procesu komunikacji: co zostało zrobione, ile trwało i co poprawić

Raport z procesu komunikacji odpowiada na pytania, które zarząd zadaje marketingowi, a marketing rzadko umie na nie odpowiedzieć liczbami: ile materiałów powstało, ile trwała ich droga, gdzie praca stała i ile to wszystko kosztowało. Jedna strona, co miesiąc, w stałym układzie.

Co zawiera raport?

Zarząd nie pyta, ile postów powstało. Pyta, czy komunikacja działa sprawnie i ile kosztuje. Raport odpowiada na to drugie.

Raport z procesu różni się od raportu z wyników. Raport z wyników mówi, jak treści zadziałały na zewnątrz. Raport z procesu mówi, jak sprawnie powstały. Obejmuje:

• co zostało zrobione: liczba i rodzaje materiałów, kampanii, publikacji,
• ile trwało: średni czas od zgłoszenia do publikacji, z podziałem na pracę i czekanie,
• gdzie praca stała: które kroki i które osoby były wąskim gardłem,
• co się spóźniło i dlaczego,
• koszt: czas zespołu i koszty wykonawców zewnętrznych,
• propozycje: co zmienić w kolejnym miesiącu, z oczekiwanym efektem.

Jak powstaje raport?

1. Dane zbierają się same. Jeśli proces działa w narzędziu, raport powstaje z jego danych. Nie prosimy zespołu o wypełnianie tabel.
2. Porównujemy z poprzednimi miesiącami. Stały układ pozwala zobaczyć, czy czas przejścia skraca się, czy wydłuża, i co się zmieniło.
3. Piszemy wnioski. Każda liczba, która odstaje, dostaje wyjaśnienie i propozycję. Krótko, bez tabel na dziesięć stron.
4. Omawiamy w kwadrans. Raport dostajesz na piśmie, a jeśli chcesz, omawiamy go w krótkiej rozmowie i ustalamy zmiany na kolejny miesiąc.

Co dostajesz?

• raport z procesu komunikacji co miesiąc, na jedną stronę,
• liczby, które mają znaczenie dla zarządu: czas, koszt, wąskie gardła,
• propozycje zmian z oczekiwanym efektem,
• widok trendów z miesiąca na miesiąc.

Kiedy raport jest szczególnie potrzebny?

• gdy zarząd pyta, co robi marketing, i chce odpowiedzi w liczbach,
• gdy firma wdrożyła zmiany w procesie i chce wiedzieć, czy działają,
• gdy współpraca z wykonawcami ma trwać miesiącami i potrzebny jest stały punkt kontroli,
• gdy koszty komunikacji rosną i nie wiadomo, na co.

Najczęstsze pytania